De acuerdo con la teoría académica
establecida, la labor del administrador se podría sintetizar en las funciones
que componen el proceso administrativo:
planeación, organización, dirección y control.
El administrador es la persona
encargada de la planeación, organización,
dirección y control de actividades en una institución, maneja
óptimamente los recursos materiales, humanos financieros y tecnológicos que le
son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos que la institución
previamente se ha fijado. (Juárez, p.21)
Si bien es cierto que estas
actividades son inherentes al hecho de administrar, resultan no ser las
actividades que realizan en el día a día los administradores.
Drucker (1963, p.54) al
plantearse la pregunta ¿Cuál es el trabajo del
administrador? encontró que:
El trabajo del administrador
consiste en dirigir los recursos y esfuerzos de la organización hacia las
oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente
significativos. Suena trillado y lo es. Pero, cada análisis de asignación
efectiva de recursos y esfuerzos que he visto o hecho, en diversos negocios,
mostró claramente que la mayor parte del tiempo, el trabajo, la atención y el dinero
va primero a los “problemas” en lugar de a las oportunidades, y, en segundo
lugar, a las áreas donde incluso desempeños extraordinariamente exitosos
tendrán un impacto mínimo en los resultados.
Mintzberg (1975, pp. 4-8) identificó
10 roles a través de los cuales describe el trabajo del administrador, la
actividad del administrador mientras ejecuta estos roles se encuentra entre la
reflexión (piensa, evalúa, analiza) y la acción (participa, asigna, decide),
relacionándose con los demás, al interior y hacia afuera de la organización, la
unidad de negocio, el área o el departamento, según su nivel. Dichos roles
se integran en 3 categorías: interpersonales, informativos y decisorios.
- Roles interpersonales. Son tres los roles del
administrador que surgen directamente de la autoridad formal e involucran
relaciones interpersonales básicas:
- El administrador como cabeza visible de la
organización. Como cabeza de una unidad organizativa, todo
administrador debe realizar algunas funciones ceremoniales. El presidente
da la bienvenida a los dignatarios de turismo. El capataz asiste a la
boda de un operario. El gerente de ventas almuerza con un cliente
importante. Estos deberes pueden ser a veces rutinarios, no implican toma
de decisiones importantes ni una comunicación demasiado formal. Sin
embargo, son importantes para el buen funcionamiento de una organización
y no pueden ser ignorados.
- El administrador como líder. Los
administradores son responsables del trabajo de la gente de su unidad.
Sus acciones en este sentido constituyen el papel de líder. Algunas de
estas medidas implican liderazgo directo, por ejemplo, en la mayoría de
las organizaciones los gerentes son normalmente responsables de la
contratación y la formación de su propio personal. Además, está el ejercicio
indirecto de la función de líder. Por ejemplo, cada gerente debe motivar
y alentar a los empleados, la conciliación de alguna manera sus
necesidades individuales con las metas de la organización.
- El administrador como enlace. En este rol
el administrador hace contactos fuera de la cadena vertical de mando. Los
directivos pasan tanto tiempo con sus compañeros y otras personas fuera
de sus unidades como lo hacen con sus propios subordinados y muy poco
tiempo con sus propios superiores.
- Roles informativos. Procesar información es una
parte clave del trabajo del administrador, actuando como receptor,
aglutinador y/o transmisor.
- El administrador como receptor de
información. El administrador, como monitor, está analizando
constantemente el entorno para obtener información, esto se da en gran
parte como resultado de su red de contactos personales. Una buena parte
de la información que el gerente acumula en este rol le llega en forma
verbal, a menudo como chisme, rumor o especulación.
- El administrador como difusor de
información. En el papel de divulgador, el administrador distribuye
información privilegiada directamente a los subordinados, quienes de otra
manera no tendrían acceso a ella. Cuando los subordinados no tienen la
posibilidad de contactarse fácilmente entre ellos, el gerente sirve como
puente entre ellos.
- El administrador como portavoz. En el
papel de vocero, el administrador envía información al exterior de la
organización. Un presidente hace un discurso para presionar por una causa
organizacional, un supervisor sugiere a un proveedor una modificación de
un producto o de las condiciones de entrega.
- Roles decisorios. La toma de decisiones es
intrínseca a la labor del administrador, los restantes cuatro roles giran
en torno a ella.
- El administrador como emprendedor. Como
empresario busca mejorar su unidad (o la organización como un todo), para
adaptarla a las condiciones cambiantes del entorno. Esto se da a través
del desarrollo de nuevos productos, nuevas formas de realizar procesos claves,
reorganizaciones de un departamento o reestructuraciones corporativas,
fusiones o adquisiciones y campañas de relaciones públicas, entre otras.
- El administrador como controlador de
perturbaciones. Los problemas, las crisis, son factores que deben ser
tenidos en cuenta y deben saberse manejar. En este rol el
administrador busca hacer que los retos y problemas que enfrenta la
organización o su área, sean tomados de la mejor manera por su equipo y
que las transiciones sean tan positivas como puedan serlo.
- El administrador como asignador de recursos.
En este rol decidirá quién recibirá qué, en términos de recursos,
humanos, financieros y de cualquier otro tipo, incluyendo su propio
tiempo.
- El administrador como negociador. Sea que
trate de conseguir un nuevo cliente, un nuevo empleado o intente terminar
un contrato con un proveedor, el administrador siempre estará negociando
en la búsqueda por lo mejor para su unidad, su departamento, su sucursal
o la organización entera.
Drucker (p.275), por su
parte, estableció que son cinco las tareas que componen la labor de un
administrador: establece objetivos, organiza, motiva y comunica, mide y por
último, desarrolla a su gente.
- Establecer objetivos. El administrador fija
metas para cada área, las comunica a aquellas personas cuya participación
es requerida para lograrlas y decide qué hay que hacer para cumplirlas.
- Organizar. El administrador analiza las
actividades, decisiones y relaciones necesarias. Clasifica el trabajo, lo
divide en actividades manejables y las clasifica en puestos de trabajo
manejables. Agrupa estas unidades y puestos de trabajo en una estructura
organizacional. Además selecciona personas para la gestión de estas
unidades y para los puestos de trabajo claves.
- Motivar y comunicar. El administrador hace de
su gente un equipo. Lo hace a través de la práctica y en sus relaciones
con las personas con quienes trabaja; lo hace mediante sus “decisiones
sobre personas”, decisiones sobre remuneración, ubicación y ascensos; lo
hace a través de una comunicación constante, desde y hacia sus
subordinados, desde y hacia sus superiores, y desde y hacia sus colegas.
- Medir. El administrador establece criterios e
índices, pocos factores son tan importantes para el desempeño de la
organización y de quienes la conforman. Se encarga de que cada persona
conozca las medidas de desempeño de toda la organización y, al mismo
tiempo, las de su función y así le ayuda a cumplirlas. Analiza, evalúa e
interpreta el rendimiento y como en todas las otras áreas de su trabajo,
comunica el significado de las medidas y sus resultados a sus
subordinados, a sus superiores, y a sus colegas.
- Desarrollar a su gente y a él mismo. Con el
ascenso del trabajador del conocimiento, esta tarea ha adquirido una mayor
importancia. En una economía del conocimiento, las personas son el activo
más importante de la organización y le corresponde al administrador
desarrollarlas.
Perfil del administrador:
habilidades y competencias
Katz (pp. 6-18) planteó
la existencia de tres tipos de habilidades esenciales para que el
administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo:
- Habilidad técnica. Consiste en utilizar los
conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización
de sus tareas especificas a través de su instrucción, experiencia y
educación.
- Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el
discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y
motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
- Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad
para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste
del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad
permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la
organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y las
necesidades de su grupo inmediato.
Robbins y De Cenzo (p.13) agregan a
las tres habilidades esenciales, propuestas por Katz, una cuarta:
- Habilidad política. Capacidad para mejorar la
posición personal, sentar una base de poder y establecer los contactos
correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser
mejores para conseguir recursos que aquellos que no las poseen. También
obtienen evaluaciones más altas y logran más ascensos.
Además, estos mismos autores,
plantean seis conjuntos de conductas que explican poco más del 50% de la
eficacia de un gerente, las denominan habilidades específicas y son:
- Controlar el entorno de la organización y sus
recursos. Capacidad para emprender acciones y llevar la delantera para
hacer cambios en el entorno. Implica fundamentar las decisiones relativas
a los recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de
los objetivos de la organización.
- Organizar y coordinar. Consiste en organizar
las cosas en torno a las tareas y, a partir de ahí, coordinan relaciones
de interdependencia entre las tareas, cuando procede.
- Manejar información. Comprende el uso de los
canales de comunicación e información para identificar problemas, entender
los cambios del entorno y tomar buenas decisiones.
- Propiciar el crecimiento y el desarrollo. A
través del aprendizaje constante el administrador propicia su crecimiento
y desarrollo personal así como los de su gente.
- Motivar a los empleados y manejar conflictos. A
través del refuerzo positivo generan en su gente ganas de realizar su
trabajo y eliminando conflictos inhiben posibles problemas que minen la
motivación.
- Resolver problemas estratégicos. Asumen
responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que los subalternos
apliquen debidamente sus habilidades para tomar decisiones.
La American Management
Association (p.2) ha establecido 4 habilidades/competencias clave que debe
tener el administrador:
- Pensamiento crítico y resolución de problemas.
La capacidad de tomar decisiones, resolver problemas y tomar las medidas
adecuadas;
- Comunicación efectiva. Habilidad para
sintetizar y transmitir sus ideas, tanto en forma escrita como oral;
- Colaboración y trabajo en equipo. La capacidad
de trabajar de manera efectiva con los demás, incluidos los de grupos
diversos y con puntos de vista opuestos;
- Creatividad e innovación. La capacidad de ver
lo que no está ahí y hacer que algo suceda.
Drucker (2004, p.3), en otro
de sus magistrales escritos, indicó que los gerentes eficaces siguen ocho
reglas sencillas:
- Preguntan qué hay que hacer
- Preguntan: ¿es esto lo correcto para la
empresa?
- Trazan un plan de acción
- Asumen responsabilidad por las decisiones
- Asumen la responsabilidad de comunicar
- Se centran en las oportunidades
- Hacen reuniones productivas
- No piensan ni dicen “yo”, piensan y dicen
“nosotros”.
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