Planeación
Planear implica que los administradores piensen con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan
o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la
organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y
desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se
ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).
La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados
que pretende alcanzar el grupo social.
Determina planes más específicos que se refieren a cada uno
de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo
organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios
tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia
de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.
La planeación es de corto plazo, mediano plazo y largo plazo
Elementos de la Planeación
- Propósitos
– Investigación- Estrategias – Políticas
- Procedimientos
– Programas – Presupuestos – Cursos de acción
Conceptos de planeación de varios autores
Desde años atrás en la historia siempre ha existido la noción de administración y con ella de planeación. Pero es
una noción inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el pensamiento
administrativo, se empieza a percibir la importancia de la planeación.
Muchos autores se han preocupado por la función de planeación
y han desarrollado sus propias definiciones, aunque lo expresan diferente,
guardan elementos comunes; todos ellos coinciden en considerar que la
planeación se convierte en la función fundamental del proceso administrativo
para la supervivencia de la empresa:
Koontz y O’donnell
Junto a Terry apoya a Fayol al decir que la previsión es la
base de la planeación. Considera la planeación como: “una función
administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los
objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa”.
Agustín Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia
de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
Josseph L. Massie
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y
descubre las alternativas, cursos de acción a partir de los cuales establece
los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas,
planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de
información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
George R. Terry
Es la selección y relación de hechos así como la información
y el uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación
de las actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los
resultados deseados.
Dirección
Concepto de dirección administrativa:
La dirección como etapa del proceso administrativo comprende la influencia del
administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de
sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
- ejecución
de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
- motivación.
- guía
o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
- comunicación.
- supervisión.
- alcanzar
las metas de la organización.
Órdenes
Consiste en el ejercicio de la autoridad, pro el que un
superior transmite a un inferior, subordinado al, la iniciación de que una
situación particular y concreta debe ser modificada. Lo que caracteriza a la
orden, es pues, al referirse al cambio de una situación particular y concreta.
Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i
no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado
en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un
plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición
propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores
estudiosos del tema:
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre
de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Como la función administrativa que hace parte del proceso
administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la
precede.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
- Comprobar
o verificar;
- Regular;
- Comparar
con un patrón;
- Ejercer
autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
- Frenar
o impedir.
Interrelación entre las funciones
En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la
administración están entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una
función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por
lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca
exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las
funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en
marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.
Típicamente el gerente se halla involucrado en muchos objetivos y estará en
diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión
de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez
está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca
mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la
situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse
antes que otras puedan ponerse en acción.
Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma
independiente una de otra sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta
manera una interrelación entre las mismas, de tal forma que la ejecución de una
influye sobre los demás.
Coordinación
- Garantizar
la disponibilidad del personal, a todos los procesos de la empresa bajo
los criterios de la organización y racionalidad definidos que contribuyan
a la productividad organizacional.
- Garantizar
la gestión efectiva del presupuesto aprobado para el proceso de diseño de
la organización efectiva con el fin de ejecutarlo según los lineamientos
económicos de la empresa.
- Consolidar
y actualizar permanentemente los guiones organizacionales para dar
cumplimiento al alineamiento organizacional desarrollando mayor
rentabilidad y mejores prácticas de negocio.
- Coordinar
es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de
facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.
- Es
dar al organismo material y social de cada función las proporciones
convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en forma segura y
económica.”
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